In questi giorni si sono susseguiti articoli di giornali trionfali, con titoli esaltanti che segnalavano la tanto agognata fine delle scartoffie per la Pubblica Amministrazione.

Basta pile di carta, basta documenti protocollati a mano e fotocopiati, basta cartelline, faldoni e archivi cartacei. Basta basta basta. La pubblica amministrazione il 12 agosto 2016 dovrà adeguarsi al futuro e digitalizzare i suoi processi! Tradotto, tutti gli atti dovranno essere dalla nascita in formato digitale, assicurandone autenticità immodificabilità e leggibilità.

O almeno doveva essere così…

in tutto questo mare di ottimismo è sorto un problemino… anzi, un parere.

E’ stato appena votato alla Camera dei deputati (mercoledì 3 agosto), in commissione Affari Costituzionali, un parere vincolante allo schema di decreto legislativo che modifica il CAD (codice dell’amministrazione digitale) che contiene un punto di portata non indifferente per il futuro del digitale.

Viene sospesa l’efficacia del DPCM 13 novembre 2014. Proprio lui! Quello che doveva sancire l’abbandono alle scartoffie il prossimo 12 agosto!! La fine del predominio della carta sull’informatizzazione, sulla trasparenza, sugli sprechi di denari e sull’efficienza della nostra amministrazione pubblica.

E proprio quando stavano per scadere i 18 mesi (il 12 agosto 2016) per l’adeguamento da parte delle amministrazioni, ai criteri e regole tecniche che avrebbero definito il passaggio al formato digitale di tutti gli originali documenti amministrativi.

in pratica è come dire… congeliamo un attimo il discorso del digitale, non siamo pronti

Il parere approvato dalla maggioranza alla Camera ci spiega che questa sospensione serve per aggiornare le regole tecniche sulla digitalizzazione, ma il sospetto è che sia un passo indietro notevole, e che la prossima scadenza per le amministrazioni per adeguarsi al nuovo modello di amministrazione digitale non sarà così prossima come lo era il 12 agosto.

Tempi di aggiornamento delle regole tecniche? Ignoti. Nel frattempo? La sospensione della digitalizzazione nelle PA

Cosa era successo prima

L’articolo 40 del Decreto Legislativo 07/03/2005 n. 82 (altresì conosciuto come Codice dell’amministrazione digitale) dal titolo “Formazione di documenti informatici” prevede l’obbligo per tutte le Pubbliche amministrazioni di formare i propri documenti con mezzi informatici. Questa norma è rimasta sostanzialmente inapplicabile sino alla pubblicazione delle regole tecniche, avvenuta con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13/11/2014 pubblicato sulla G.U. n. 8 del 12/01/2015. Queste regole tecniche in materia di documenti informatici, in particolare sulle modalità di formazione, trasmissione, copia e duplicazione dei documenti informatici hanno fissato anche il termine ultimo per adeguare i sistemi di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni: entro il 12 agosto 2016 gli originali di tutti gli atti prodotti dalla pubblica amministrazione dovranno essere formati con mezzi informatici. Questo DPCM è un assoluto punto di riferimento non solo per la Pubblica Amministrazione ma anche per i privati.

Il Documento Amministrativo Informatico

A partire dal 12 agosto 2016, come già detto, le Pubbliche Amministrazioni avrebbero dovuto adottare il Documento Amministrativo Informatico, definito nel CAD come la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Alla sua gestione sono dedicati il Capo II, III e IV del già citato DPCM che ne passano in esame non solo la formazione ma anche le modalità di acquisizione, la conservazione, le caratteristiche e le misure di sicurezza volte a garantirne l’integrità, l’immodificabilità e la privacy dei cittadini.

Integrità e immodificabilità, sono due delle quattro caratteristiche del Documento Amministrativo Informatico e sono assicurate da elementi come la firma digitale, la firma elettronica qualificata o la validazione temporale. Completano il quadro la qualità e la sicurezza, entrambe garantite dal fatto che tali documenti verranno gestiti tramite un apposito sistema di gestione documentale, il cosiddetto Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi (SGPA), di cui le Pubbliche Amministrazioni si sono dotate nel corso degli ultimi anni. Ogni documento che passerà attraverso lo SGPA, inoltre, avrà il suo numero di protocollo elemento questo che ne garantirà la registrazione.

Tutto questo sarà a breve congelato dal decreto che scaturirà in seguito al parere dato dalla commissione Affari Costituzionali il 3 agosto 2016 che trovate qui al punto 17.

La mia conclusione

Domanda: Ma non sarebbe stato meglio tenere in vigore il dpcm 13 novembre 2014 fino all’uscita delle nuove regole tecniche?

Non era impellente questo passaggio al digitale, posto che a 8 giorni dalla scadenza tutte le amministrazioni si sarebbero già dovute digitalizzare?

Se si fosse evitato di sospendere il DPCM le amministrazioni avrebbero avuto se non altro l’interesse di continuare nello sforzo di digitalizzazione. Così si prende tempo. Speriamo non troppo.

Normative di riferimento

Legge 124/2015 “Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione delle Amministrazioni Pubbliche”; nota anche come Legge Madia: legge-delega entrata in vigore il 28 agosto 2015 che promuove la riforma complessiva della Pubblica Amministrazione dando al Governo il compito di emanare i relativi decreti attuativi.

CAD – Codice Amministrazione Digitale: noto anche come decreto legislativo n 82 del 7 marzo 2005 è stato adottato dal Governo italiano in seguito all’entrata in vigore della Legge 124/2015. Sarà modificato prossimamente da un atto del governo che recepisce il parere emesso dalla commissione Affari Costituzionali sullo “schema di decreto legislativo recante modifiche e integrazioni al codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, atto di governo 307”.

DPCM 13 novembre 2014 – Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri recante le modalità di formazione, archiviazione e trasmissione dei documenti informatici rivolto ai privati e alla Pubblica Amministrazione. Il suo compito è quello di dettare le regole tecniche per i documenti informatici previste dagli articoli 20, 23 e 23-bis del CAD.

DPCM 3 dicembre 2013 – DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI recante regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.